1月25日，母校附属医院宣布物资告急。校友会立刻行动起来，号召捐款、购买物资、疏通物流......一切听上去很明确，但当真正着手去做的时候，才发现其中涉及的每一步都包含了无数细节、无数相关方。最终落实到每一个执行方，所有执行方越能尽可能无缝接合，才能让项目执行如润滑过的机器一般运转起来，最终达成按时间落实项目的目标。
在过去几周里，中大美东校友会与中山医美东校友会联合募集医疗物资，完全参照国内慈善捐赠要求获得运输审批。第一批医疗物资已于2月2日免费搭乘南航纽约直飞广州的航班，北京时间2月3日下午落地后由母校合作的通关公司完成清关手续，并于2月4日一早从机场提货、直接送往定向捐赠医院。截至发稿时止，我们联合捐赠的第二批物资，共12万7千余件，也已抵达广州白云机场。
在这个过程中，有很多组织和个人私信问我具体手续、物流推进问题，因此特整理我们本次捐赠的经验教训，希望能够为其他希望捐赠的组织与个人提供有用信息。
假设完全遵守国内慈善捐赠手续（例如：定向捐赠广东省内医院），最理想化的执行统筹如果用一图以蔽之，大致长这样（图片很复杂但不要慌，底下有说明书）：
分步操作图解
1. 宣传先行，公示全程
每一步都采集照片甚至视频信息，为捐款人负责，也提升大家对组织的信心。
2. 物资采购与航空货运代理联系并行
物资采购之前，必须与受赠医院核定物资规格（向医院提供具体产品型号和标准，方便对方消化信息，快速做出决定）。确定医院可以接受，然后下单（但医院可能很忙，信息反馈不够快，而物资采购必须争分夺秒，因此可以根据美国医院采购标准及CDC名录来采购，下单要快）；
航空公司与地面货运代理的联系须在物资到货前确认；
纽约飞广州属南航的直达航班最快。南航基本每天有一班飞机10点40从JFK离岗、第二天北京时间下午3点半在广州落地、通关（但随着疫情升级，可能有越来越多的航班被取消，需要跟南航确认，最新消息是南航2月16号之后的航班全部取消）。
3. 物资捐赠清单制作
下单后即刻根据采购物资清单制作《海外捐赠意向书》、《接受境外慈善捐物资进口证明》和《装箱清单及发票》
三个文件都有模板可用；需要有省慈善总会地址、联系人、电话，受赠单位地址、联系人、电话；
《境外捐赠意向书》的捐赠单位必须是省慈善总会，并标明“定向捐赠给XX单位”，需要有捐赠方的letterhead并签名方可生效，总金额需要加上折成人民币后的数字，模板里的捐赠清单里每一种物资都要单列、每一列都必须填写，不能留空；
受赠单位需要写准确全称；
《接受境外慈善捐物资进口证明》是替受赠医院做的文件，节约医院时间，需要有完全匹配捐赠意向书的物资清单，目标是受赠医院直接可用、可以直接打印了拿去给省慈善总会盖章（盖章一般当天或次日能拿到电子版），受赠医院也会再备一份《接收捐赠物资》文件盖章；如果航运直达广州，则清关和目的地海关都填广州海关；如果航班非直飞、需要在国内城市中转，则受赠书填写的清关城市就不是广州了，具体情况具体分析；
《装箱清单》最流行的模板中缺少必要信息，需要增加发票号invoice number、品牌、规格型号、单价、原产国和目的地海关。每种物资都按照捐赠书、受赠书清单里的物资顺序单列，完全匹配（因为信息可能带英文，而国内读英文可能有障碍，因此按照盖章文件列更方便海关人员阅读）；
一旦受赠书盖章完毕，便可以把对应的签字版《海外捐赠意向书》原件寄回国内医院指定地址——在盖章后寄；没盖章之前文件可能会有改动，最终两份文件的物资内容必须完全一致，而国内提货时不需要原件（后面补手续时要原件），因此可以等等）；
捐赠书签字、受赠书盖章务必在物资抵达机场前发送给货运代理和航空公司（虽然很多组织个人是在为疫情做慈善募捐，也有一小撮人趁着慈善物流免费夹带私物、发国难财，因此文件审查会严）。
4. 货运代理
确定物资到货日期后，立刻联系货运代理收货
两步：送物资去本地仓库打板（任意车辆都可；打板，即把物资按照航空货运的打包标准装箱，有限定体积，多用pallet）；TSA资质的货车从本地仓库提货发往机场（无TSA资质的车辆无法进入机场仓库区）；
时间很重要；如果想赶上南航第二天上午的飞机，物资必须在头一天晚上9点前到达机场完成交接；
推荐在去仓库之前把所有物资箱子都贴好标签（捐赠方、受赠方）；尤其如果有多个受赠人（多单），标签能够大大加快仓库打板速度；
推荐亲自联系车辆运送至货运代理指定仓库地点以节约时间（注：此仓库肯定不在机场）；
装箱清单需要随物资一起送达仓库，并由仓库签名、证明收货完成（货运代理与仓库不一定是同一个责任方）；
货运代理需要制作提单、与航空公司订舱（必须提醒货运代理，主单的收货人要写通关公司的公司名、地址等信息，确保通关公司可以在机场直接提货，一旦收货人写成省慈善总会，物资可能会在海关滞留，直到通关公司从省慈善总会拿到盖章的慈善物资提货文件原件；主单收货人地址在飞机落地之前都可以更改；一次物资运输无论有几个受赠方都只有一张主单）；提单信息需要提供给提货货车司机；
货运代理与TSA货车公司也可能是不同的责任方，TSA货车需要提供货运代理的提单信息从仓库提货，并由货车和仓库方签字确认；
一定要提醒货运代理提早预约TSA货车（美国很多货运公司晚上不加班、周末不上班）。
5. 通关公司
发送所有清关文件的电子版给受赠单位指定的通关公司（目标是通关公司可以直接从机场提货，这样才能保证物资从机场直达受赠单位）
还需要发航班信息、预计到达时间；
网传必需的医疗产品三证，是不需要的（本次疫情特殊、免除了这项文件）；
第3步里的三份文件（捐赠书、受赠书、装箱清单及发票）是核心，外加货运代理提供的航运单、航运标签、产品图片；
如果有多个捐赠方，报关单（由通关公司准备）可能每单只能有一个捐赠方，单此报关单不影响其他文件如箱单、捐赠书等。
6. 航班抵港
航班到达，通关公司清关（当天完成）、提货（第二天一早）、运输物资去受赠医院（提货当天出发）；
国内中转的清关、提货、运输时间，因为异地，可能都会延长。
7. 补办手续
受赠医院补办慈善物资提货手续（本次疫情特事特办）
以上便是我对我们首批物资捐赠全程的总结。
全程涉及供应商、受赠医院、货运代理、仓库、TSA货车运输、航空公司、通关公司、受赠医院手续代理单位等环环相扣，又要与时间赛跑，因此沟通统筹要求相对较高。在整个流程中有四个关键时间节点，直接影响物资捐赠的进度：
下单符合要求的物资
与货运代理敲定收货，同时制作必要文件
受赠文件盖章完毕、货代出提单、订舱，有TSA货车可以提货去机场
提货所需文件全部邮件给通关公司
跨国物资捐赠的流程就是这样，每前进一迈，可能都要付出巨大力气。当我们必须与时间赛跑，就更需要手术刀式的精准统筹，避免过程中的阻滞甚至出现违规。如果您看完文章对其中步骤有问题或者有补充，欢迎留言交流。海外捐赠物资回国抗击疫情，我们是同战壕的战友。
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